Автоматизированная система управления документооборотом
Автоматизированная система управления документооборотом (далее – АСУД) предназначена для обеспечения максимальной автоматизации основных этапов управления документооборотом.
АСУД включает в себя весь цикл прохождения документов, при этом на этапе регистрации, как входящего, так и исходящего документа, создается его электронная копия, прикрепляемая к регистрационно-контрольной карточке, что позволяет в дальнейшем осуществлять работу с документом, используя его электронную копию.
Автоматизированная система управления документооборотом настраивается для каждого конкретного Заказчика с учетом его структуры и класса решаемых задач.
АСУД обеспечивает:
- информационное взаимодействие подразделений Заказчика, а также повышение оперативности обмена информацией между ними;
- возможность удаленного доступа к АСУД;
- регистрацию и учет всех входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан и юридических лиц;
- контроль исполнения структурными подразделениями поручений, содержащихся в нормативно-правовых документах вышестоящих органов, письмах и резолюциях руководства;
- возможность получения полной информации о документах, находящихся на исполнении у пользователей подразделений;
- возможность закрытия поручений руководства, находящихся на исполнении у пользователей подразделений;
- повышение качества и сокращение сроков подготовки внутренних документов;
- уменьшение срока доведения задания до конкретного исполнителя и сроков исполнения поручений;
- автоматическую передачу исполнителям электронных копий документов;
- автоматизацию формирования необходимых отчетных форм, в том числе по уровню исполнительской дисциплины структурных подразделений по всем контрольным документам и поручениям, содержащихся в них;
- возможность отслеживания истории переписки по определенным вопросам, а также новых поручений вышестоящих органов по ранее выпущенным нормативно-правовым документам;
- автоматизацию создания электронных архивов собственных документов;
- автоматическое создание в электронном виде текстов контрольных документов путем сканирования и распознавания бумажных документов;
- автоматизацию процедуры создания текстов документов из уже имеющейся в базе данных информации;
- маршрутизацию движения электронных документов;
- возможность просмотра маршрута движения документа, этапов его исполнения, исполнителей, результатов выполнения и т.д.;
- эффективный атрибутивный и полнотекстовый поиск документов;
- организацию защиты информации;
- разграничение прав доступа к документам;
- постепенное уменьшение количества бумажных документов и (или) переход к безбумажной технологии.
Основное отличие АСУД от других систем электронного документооборота – ее аналитический механизм, позволяющий осуществлять мониторинг состояния работы в организации с обращениями граждан и юридических лиц, состояния исполнительской дисциплины по исполнению документов, работы по проблемным вопросам и по отдельным объектам.
Система соответствует высоким требованиям в сфере информационной безопасности. АСУД обеспечивает взаимодействие с системой межведомственного электронного документооборота государственных органов, а также использование средств электронной цифровой подписи, имеющих сертификат соответствия, выданный в Национальной системе подтверждения соответствия Республики Беларусь, и положительное экспертное заключение по результатам государственной экспертизы, выданное в порядке, установленном законодательством.